Ihr nächster Recallbrief – eine To-do-Liste

1. Zeitpunkt
Das Timing für den Recallbrief muss stimmen. Während der Urlaubszeiten im Sommer, vor größeren Feiertagen wie Weihnachten und Ostern oder verlängerten Wochenenden wie Himmelfahrt geht der Recall schnell unter. Die Leute haben einfach anderes im Kopf, als zum Zahnarzt zu gehen. Also unbedingt in den Kalender schauen und die regionalen Ferienzeiten checken, bevor der Recallbrief geplant wird!

2. Anlass für einen Recall
Üblich ist es, einen Recallbrief für die Prophylaxe oder für die 01 zu versenden. Darüber hinaus sollten PA-Patienten und Implantatträger an regelmäßige Termine erinnert werden. Ein Recall eignet sich ebenso für Patienten, die einen HKP und/oder KVA erhalten, sich bislang aber nicht dazu geäußert und auch keinen Termin für die Behandlung vereinbart haben. Bringen Sie sich bei diesen Patienten freundlich in Erinnerung. Es ist zumindest eine Chance herauszufinden, warum man Ihr Angebot bislang nicht angenommen hat.

3. Text
Textvorlagen für den Recallbrief gibt es in der Praxissoftware. Aber ehrlich? Sie können und sollten das besser, sprich: individueller, machen. Für viele Patienten ist der Recallbrief die einzige Post, die sie jemals von ihrem Zahnarzt erhalten. Ein wenig Mühe, diese Post interessant zu gestalten, darf man sich ruhig geben.
- Der gesamte Text sollte auf eine DIN-A-4-Seite passen, incl. Absender- und
  Empfänger-Adresse. Wer lieber Karten verschickt, muss sich entsprechend
  kürzer fassen.
- Für den Text eines Recallbriefes gilt dasselbe wie für einen Zeitungsartikel:
  Schon der Anfang muss neugierig darauf machen, wie's weitergeht. Verpacken
  Sie also Ihr Anliegen in eine kleine Story, die dem Patienten auf überraschende
  Weise sagt: Es gibt gute Gründe, mal wieder zum Zahnarzt zu gehen.
- Am Ende des Textes sollte eine Handlungsaufforderung formuliert werden,
  allerdings so, dass der Patient sich nicht unter Druck gesetzt fühlt.

4. Papiergestaltung
Wer eigenes Praxispapier hat, nutzt das natürlich für den Recallbrief. Dennoch spricht nichts dagegen, vom Üblichen abzuweichen. Für wenig Geld kann man sich beispielsweise eine kleine Illustration gestalten lassen und den Recall damit „besonders“ machen.

5. Briefmarke oder Frankiergerät?
Frankiergerät nutzen, wenn vorhanden (Prüfen, ob Recallbrief als Infopost rausgeschickt werden kann). Wer allerdings Briefmarken klebt, sollte mal auf selbstklebende verzichten und sich die Motive anschaun, die es darüber hinaus zu kaufen gibt. Auch die Briefmarke kann ein Grund sein, Post als lesenswert zu empfinden. Infos über käufliche Briefmarken auf der Webseite der Post.

6. Wie weiter nach dem Versand?
Hinterhertelefonieren! Ungefähr 10 Tage nach dem Versand rufen Sie die Patienten an (natürlich nur die, die noch nicht auf Ihre Post reagiert haben). Finden Sie heraus, was den Patienten bisher gehindert hat, einen Termin zu vereinbaren. Bieten Sie ihm Gelegenheit, das jetzt mit Ihnen nachzuholen.

7. Dokumentation
Notieren Sie in der Patientenkartei, wenn Sie einen Recallbrief verschickt haben, aus welchem Anlass und wie die Reaktion war. Das hilft bei der Gestaltung der nächsten Recallaktion.

8. Hilfe beim Recallbrief
Erhalten Sie jederzeit von DENTCOLLEGE. Wir entwerfen den Text und lassen ihn bei Bedarf auch gern illustrieren. Alles weitere im persönlichen Kontakt. Die Kontaktangaben finden Sie hier … Kontakt

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