Damit Ihre Weihnachtspost für Patienten pünktlich ist

Unser „Adventskalender“ für Zahnärzte öffnet sich in diesem Jahr bereits am 1.11. Idee: Wir helfen Ihnen dabei, die Weihnachtspost an Patienten und Geschäftspartner pünktlich auf den Weg zu bringen.

Sie wissen ja, es gibt vieles zu bedenken. Karten kaufen oder Praxis-Briefpapier bestellen, Empfängerlisten ausdrucken und Adressen checken, Texte schreiben, die Frankiermaschine aufladen oder den Versandauftrag an eine Agentur vergeben.

Aus all diesen Aufgaben, die im Vorfeld zu erledigen sind, haben wir einen Zeitplan zusammengestellt. Unser Ziel: Ihre Post soll exakt am Nikolaustag, also am 6. Dezember, bei Patienten und Geschäftspartnern ankommen. Hintergrundinfo

Also lehnen Sie sich zurück und bleiben Sie entspannt! Verfolgen Sie täglich unsere Empfehlungen und bringen Sie die Aktion Weihnachtspost auf diese Weise voran. Los geht's! (aktuellster Beitrag immer an oberster Position)

Am 2.12. letzte Hinweise für die Weihnachtspost

Infopost sollte gestern im Postamt gelandet sein. Wer spät dran ist, erledigt das heute.

Diejenigen, die ihre Post selbst in den Briefkasten werfen, tun das am kommenden Sonntag oder am Montagfrüh. Montag sollte es dann aber ein Briefkasten sein, der bis 10 Uhr vormittags geleert wird.

Tipp: Berücksichtigen Sie die Besonderheiten der Postzustellung in Ihrer Region!

Am 30.11. Marketingaktion beinahe abgeschlossen

Heute hat nur zu tun, wer die Weihnachtsgrüße als Infopost verschickt. Dafür alle Formalitäten (Infopost-Liste, Kundenkarte Post) erledigen, damit die Briefe morgen auf dem Postamt eingeliefert werden können.

Wer selbst zum Briefkasten geht, erhält am Freitag letzte Hinweise.

Am 29.11. Post frankieren

Unsere Marketingaktion Weihnachtspost für Patienten nähert sich dem Ende. Wer den Versand einer Agentur übergeben hat, kann sich bereits entspannt zurücklehnen.

Wer die Post selbst abschickt, muss sich heute um das Frankieren kümmern. Briefmarken kleben oder Frankiermaschine nutzen.

Hinweis: Denken Sie an die besonderen Bedingungen für den Versand von Infopost oder Infobriefen. Bringen Sie Ihre Briefe rechtzeitig zur Post. Der Postweg bei Infopost variiert zwischen 2 und 4 Tagen.

Am 28.11. Frankiermaschine laden, Terminabsprache Versandagentur

Wer seine Weihnachtspost selbst verschickt und per Maschine frankiert, muss heute den Portostand prüfen und die Frankiermaschine evtl. aufladen.

Wer die Weihnachtspost mit einer Agentur verschickt, sorgt dafür, dass alles dafür Notwendige heute komplett in der Agentur vorliegt. Zusätzlich die Agentur nochmals darauf hinweisen, dass die Post am 6. Dezember beim Empfänger eintreffen muss.

Am 25.11. Countdown für Ihre Weihnachtsgrüße an die Patienten

Kartenschreiber
Karten und Kuverts sind fertig, ab heute geht’s nur noch um die Unterschrift des oder der Behandler. Wer auch das schon erledigt hat, kann sich übers Wochenende zurücklehnen.

Briefeschreiber
Heute stellt die Druckerei bzw. Versandagentur (Lettershop) den Druck der Weihnachtsbriefe fertig.

Hinweis: Wenn der Druck in einer externen Druckerei ausgeführt wird, vergewissern Sie sich, dass die fertigen Weihnachtsbriefe pünktlich in den Lettershop geliefert werden, der den Versand abwickelt (spätestens kommenden Dienstag sollten sie dort sein).

Am 24.11. Abschluss Kartenschreiben, Druckfreigabe

Kartenschreiber
schließen das Schreiben der Weihnachtskarten heute ab. Kontrollieren Sie, ob alle Karten fehlerfrei sind. Nutzen Sie die bereitliegenden Ersatzkarten, wenn Sie nacharbeiten müssen. Der oder die Behandler können jetzt alle Karten, so das nicht schon geschehen ist, unterschreiben.

Briefeschreiber
Wenn der Prüfdruck gestern in Ordnung war, erteilen Sie heute die Druckfreigabe.

Am 23.11. sollte der Proof aus der Druckerei vorliegen

Kontrollieren Sie diesen Prüfdruck bezüglich Text, Gestaltung, Farben und Schrift. Alles muss perfekt sein. Geben Sie ein zeitnahes Feedback, wenn Sie Fehler entdecken! Und lassen Sie so lange korrigieren, bis Sie wirklich zufrieden sind!

Am 22.11. Druckauftrag für Weihnachtsbrief erteilen

Lettershop bzw. Versandagentur erhalten heute von Ihnen alles, was zur Ausführung des Druckauftrages nötig ist:

- eine Druckdatei mit Text und grafischer Gestaltung
- wenn der Weihnachtsbrief personalisiert werden soll, muss die Druckdatei im
  Word-Format vorliegen, ansonsten reicht ein Druck-pdf
- geben Sie für den Druck die Praxisfarben exakt an (die genaue
  Farbbezeichnung kennt der Grafiker)
- geben Sie für den Druck auch an, wenn Sie eine bestimmte Praxisschrift
  verwenden und welche das ist (auch diese Bezeichnung kennt der Grafiker)

Außerdem müssen Sie heute an Lettershop oder Versandagentur die Adressdatei liefern, im Normalfall eine Excel-Datei. Überprüfen Sie noch einmal, dass jeder Teil der Adresse eine extra Spalte hat.

Hinweis: Fordern Sie einen Proof, einen Prüfdruck, an!

Am 21.11. Boten zum Lettershop schicken

... und zwar mit dem Praxisbriefpapier und den Praxisbriefumschlägen, falls vorhanden. Diesen Weg kann alternativ auch ein Mitarbeiter der Praxis übernehmen.

Wer alles selbst macht, hat u. U. am Freitag Adressetiketten gedruckt. Die müssen heute auf die Kuverts geklebt werden.

Am 18.11. ist die Adressbearbeitung dran

Kartenschreiber
haben die Kuverts gwiss wie empfohlen parallel zur Weihnachtskarte gleich mit der Adresse versehen.

Briefeschreiber,
die alles weitgehend selbst machen, starten heute mit der Beschriftung der Kuverts, wenn sie auf die Personalisierung der Briefe verzichtet haben. Alternativ zur Beschriftung per Hand müssen Sie Adressetiketten drucken.

Außerdem sollte heute die grafische Gestaltung des Weihnachtsbriefes fertig werden. Das heißt: Sie müssen vom Grafiker ein druckfertiges Dokument mit Text und eingebundener Grafik erhalten.

Am 16.11. lehnen Sie sich für zwei Tage zurück - alles läuft!

Am 15.11. grafische Gestaltung, Abstimmung mit Lettershop/Druckerei

Heute sollte der Grafiker einen 1. Entwurf vorlegen. Geben Sie Ihr Feedback zeitnah, denn am 18., also Ende der Woche, muss die Grafik für Ihren Weihnachtsbrief fertig sein.

Stimmen Sie mit der Agentur (Lettershop oder Marketingagentur) das Timing für den professionellen Versand ab. Treffen Sie sämtliche Absprachen darüber, was die Agentur dafür benötigt und vor allem, wann. Erteilen Sie den Auftrag termingebunden.

Wer der Agentur auch den Druck der Weihnachtsgrüße überträgt, quasi Fullservice bucht - wichtig bei Personalisierung der Briefe, sollte den Druckauftrag für den 22.11. ankündigen.

Wer den Weihnachtsbrief nicht personalisiert, avisiert seiner Stammdruckerei den Druck für 21.11.

Zum Abgleich, was Sie bereits erledigt haben:
- Sie haben entschieden, wer Weihnachtspost bekommt.
- Sie haben einen professionellen Text dafür oder eine gute eigene Idee.
- Sie haben ausreichend Weihnachtskarten bzw. Praxisbriefpapier zum Versand.
- Sie haben passende Briefmarken.
- Wer viel Post verschickt, hat sich eine Agentur dafür gesucht.
- Die Adressdatei für den Versand ist in Arbeit.
- Einzelkämpfer haben mit dem Schreiben der Weihnachtskarten begonnen.

Am 14.11. Anlegen einer Adressdatei für Postversand

Das Anlegen einer Adressdatei für die Personalisierung der Weihnachtspost braucht vor allem eines: Geduld. Sie muss nämlich absolut korrekt sein. Jeder Teil der Adresse gehört in eine extra Spalte. Schreiben Sie Vor- und Nachnamen also nie in eine Spalte, sondern immer in zwei. Denken Sie an eine extra Spalte für Namenszusätze wie Titel. Am besten legen Sie die Adressdatei in Excel an. Ihre Zahnarztsoftware bietet in der Regel die Möglichkeit, Adressen zu extrahieren. Telefonieren Sie mit Ihrer Softwarefirma und lassen Sie sich dabei helfen.
Zeit für das Erstellen der Adressdatei: bis 18.11.

Außerdem sollte heute der fertige Text vom Profitexter bei Ihnen eintreffen.

Wer die Weihnachtspost selbst schreibt - starten Sie heute! Zeit dafür bis zum 23.11. Die Mitarbeiter der Praxis beteiligen sich gewiss gern.

Hinweis: Vorher überlegen, wer die Weihnachtsgrüße unterschreiben soll, evtl. die beteiligten Mitarbeiter selbst. Wenn keine Adressetiketten verwendet werden, sollten Kartentext und Umschlag dieselbe Handschrift tragen, um den Empfänger nicht zu irritieren.

Am 11.11. Text, Grafiker, Briefmarken - heut ist viel zu tun!

Zunächst braucht der Texter Ihr Feedback, damit die endgültige Textversion am Montag (14.11.) bei Ihnen vorliegt.

Da es jetzt einen fast fertigen Text für die Weihnachtsgrüße gibt, können Sie nun auch den Grafiker mit der Gestaltung beauftragen. Senden Sie ihm dafür den Textentwurf zu.

Hinweis: Zusätzlich braucht der Grafiker evtl. Ihre definierte Praxisschrift und die definierten Praxisfarben. Klären Sie das kurzfristig mit ihm.

Heute trifft vermutlich Ihre Bestellung mit Weihnachtskarten und Adressetiketten ein. Wer per Hand schreibt, lässt das Paket am besten gleich im Büro stehen, denn nächste Woche geht’s los.

Und wer plant, selbst Briefmarken zu kleben, sollte sich heute auf den Weg zur Post machen. Aber Vorsicht: Blumenmarken auf Weihnachtspost geht gar nicht! Suchen Sie sich passende Briefmarken aus, z. B. aus der Serie „Die vier Elemente“ die Briefmarke Feuer oder die Briefmarke „Caspar David Friedrich: Wanderer unter dem Nebelmeer“.

Tipp: Wer ganz stilvoll sein will, entscheidet sich für die diesjährigen Weihnachtsbriefmarken. Die gibt es seit gestern. Wie jedes Jahr sind es Zuschlagsmarken. Heißt: Für Briefe 0,55 € + 0,25 €, für Karten ohne Umschlag 0,45 € + 0,20 €. Ein Hingucker ist die 55er Briefmarke. Sie trägt nämlich bereits den Titel St. Nikolaus und unterstreicht unsere Marketingaktion zum Nikolaustag auf besondere Weise.

Hinweis: Kleine Postfilialen haben oft nur wenige Zuschlagsmarken vorrätig. Es lohnt sich, rechtzeitig nachzufragen bzw. zu bestellen. Notfalls sollte man zu einem großen Postamt fahren.

Am 10.11. Vorlage Textentwurf für Weihnachtsgrüße

Heute sollte Ihnen ein erster Textentwurf vorliegen, wenn Sie einen professionellen Texter damit beauftragt haben, Weihnachtsgrüße zu formulieren. Überprüfen Sie diesen Text, inwieweit er Ihren Bedürfnissen für einen Weihnachtsgruß entspricht, und geben Sie Feedback für eventuelle Änderungen. Zeit: bis morgen

Hinweis für Briefschreiber: Haben Sie schon einen Profi für die grafische Gestaltung des Textes gefunden?

Am 9.11. Weihnachtskarten kaufen

Wer nur eine überschaubare Menge an Weihnachtskarten benötigt, kauft sie vermutlich gern selbst. Heute ist der Tag dafür. Die Karten sollten innen jedoch ohne vorgedruckten Grußtext sein, wenn Sie selbst kreativ sein wollen oder einen Profi mit dem Textentwurf beauftragt haben.

Hinweis: Es gibt Weihnachtskarten in Form eines Miniadventskalenders. Die sind zwar etwas teurer, dafür bleibt man aber die gesamte Adventszeit hindurch für den Empfänger präsent.

Am 8. 11. Weihnachtskarten bzw. Praxisbriefpapier bestellen

Kartenschreiber: Weihnachtskarten bestellen, evtl. auch Adressetiketten

Briefeschreiber: für ausreichend Papier und Briefumschläge sorgen, bei Verwendung von Praxisbriefpapier Kontrolle, ob ausreichend vorhanden, sonst in der Druckerei nachbestellen

Am 7.11. Definition Aktionsgröße, Planung professioneller Versand

Kartenschreiber: Abschluss Motivauswahl für Weihnachtskarten und Festlegung, wie viele Weihnachtskarten gebraucht werden – an Ersatzkarten denken!
Hinweis: Farbige Briefumschläge brauchen weißes Adressetikett zwecks Lesbarkeit der Adresse, fehlendes weißes Adressfeld könnte beim Versand Probleme bereiten

Wer den Versand der Weihnachtspost einer professionellen Agentur überlassen will, muss jetzt nach einem Lettershop oder einer Direktmarketingagentur suchen und Angebote einholen.

Am 4.11. Texter beauftragen, Adresslisten drucken

Termin Fertigstellung Text auf 11.11. festlegen
Außerdem Patienten-Adressliste ausdrucken, damit Zahnarzt oder Zahnärzte selektieren können (Liste z. B. nach Behandler ausdrucken und übers WE zur Bearbeitung mitgeben)

Tipp: Patienten auch aus 2010 berücksichtigen, um sie zu aktivieren. Patienten aus länger zurückliegender Zeit nach eigenem Ermessen

Am 3.11. Über Gestaltung der Weihnachtspost entscheiden

Kartenschreiber
Motive für Karten auswählen (Format sollte immer gleich sein, wenn Infopost geplant). Zeit: bis 7.11.

Briefeschreiber
Entscheidung, ob Praxisbriefpapier verwendet wird (nur, wenn vorhanden) oder schlichtes weißes mit passender Grafik zum Text

Hinweis: wegen grafischer Gestaltung mit Texter beraten oder selbst nach Grafiker suchen. Zeit: bis 10.11.

Am 2.11. Über die Textart entscheiden, Angebote einholen

Der Text Ihrer Weihnachtspost ist wichtig. Sie sind also gut beraten, den von einem Profi schreiben zu lassen. Wer sich für den Profi entschieden hat, muss ab heute nach einem Texter suchen und Angebote einholen.

Zeit für diesen Arbeitsschritt: bis Freitag, 4.12.

Hinweis: Sie können auch ein Angebot von Textprofi Kerstin Schulz anfordern. Anfragen bitte per Mail post@dentcollege.de oder Telefon 033 205 268 611.

Am 1.11. Besprechung der Marketingaktion mit Ihren Mitarbeitern:

Versand
- Wer soll Weihnachtspost bekommen? (Patienten, Kollegen anderer Praxen, Geschäftspartner)
- Verschicken wir Karten (mit oder ohne Umschlag?) oder Briefe (auf Praxis-Briefpapier?)?
- Welche Versandkosten kommen auf uns zu? per Infopost=0,25 € oder per Infobrief=0,35 €?

Gestaltung
- Schreiben wir unsere Texte selbst oder gönnen wir uns einen professionellen Texter? Entscheidungshilfe
- Für Briefeschreiber: Soll der Text zusätzlich mit einer weihnachtlichen Grafik aufgewertet werden?

Achtung: Weihnachtspost sollte keine Aufforderung enthalten, Leistungen der Praxis wahrzunehmen! Es geht darum, gute Gefühle und Vorfreude auf das wichtigste Fest des Jahres zu erzeugen. Und sich einmal anders zu präsentieren als üblich – gerade das macht neugierig auf die Praxis!